Хранение первичных учетных документов, ответственность за их отсутствие, купить первичные документы.

ООО «БЕЛПЕРЕПЛЕТ»

Font Size

  • Wide (default)
  • Fluid
  • Narrow
  • Fixed
  • blue
  • cyan
  • deep
  • default
  • orange
  • purple
  • default
  • default1
  • left-main
  • left-right-main
  • main-left-right
  • main-left
  • main-only
  • main-right-left
  • main-right
  • right-main-left
  • Mega
  • Css
  • Dropline
  • Split

Плательщики согласно подпункту 1.11 пункта 1 статьи 22 Общей части Налогового кодекса Республики Беларусь (далее — НК) обязаны обеспечивать в течение сроков, установленных законодательством, сохранность документов бухгалтерского учета, учета доходов (расходов) и иных объектов налогообложения, других документов и сведений, необходимых для налогообложения.

Кроме того, статья 16 Закона Республики Беларусь от 18.10.1994 N 3321-XII «О бухгалтерском учете и отчетности» (далее — Закон N 3321-XII) предусматривает обязанность организаций хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с Законом Республики Беларусь от 06.10.1994 N 3277-XII «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь».

Программы кодирования, идентификации и машинной обработки данных первичных учетных документов на машинных носителях информации должн ы храниться в органи зации в течение срока, установленного для хранения первичных учетных документов на бумажных носителях, и обладать системой защиты.

План счетов бухгалтерского учета организации и другие документы учетной политики должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

При ведении первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и составлении бухгалтерской отчетности на машинных носителях информации их хранение должно осуществляться в течение сроков, установленных для бумажных носителей информации.

Постановлением Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 06.08.2001 N 38 утвержден Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения (далее — Перечень N 38). В Перечне N 38 содержатся все виды бухгалтерских и иных документов, подлежащих хранению в течение определенного срока, а также указаны конкретные сроки хранения таких документов.

В частности, главой 7 Перечня N 38 установлены сроки хранения документов бухгалтерского учета и отчетности. Как правило, документы бухгалтерского учета и отчетности должны храниться в течение не менее трех лет после проведения налоговой проверки. Так, согласно пункту 462 главы 7 Перечня N 38 первичные документы, зарегистрировавшие факт совершения хозяйственных операций, являющихся основанием для бухгалтерских записей, и приложения к ним (кассовые, бухгалтерские документы, извещения банков, квитанции, накладные, авансовые отчеты и др. ) хранятся три года при условии завершения ревизии и после проведения комплексной налоговой проверки.

В соответствии с пунктом 4 Положения о порядке применения перечня типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденного Постановлением Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 06.08.2001 N 38, исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

Руководитель организации несет ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности (статья 16 Закона N 3321-XII).

В то же время как по объективным причинам (пожар, кража и т. д. ), так и умышленно указанные документы могут быть не сохранены (утрачены, уничтожены). Вместе с тем отсутствие документов бухгалтерского учета независимо от причины не освобождает субъекта предпринимательской деятельности от проведения проверки, а лишь усложняет процесс ее проведения.

Что касается проверок исполнения налогового обязательства, то плательщику, не обеспечившему сохранность бухгалтерских и иных связанных с налогообложением документов либо не обеспечившему ведение учета в соответствии с требованиями Закона N 3321-XII, налоговый орган может предложить восстановить бухгалтерский учет (учет доходов и расходов) с установлением срока для восстановления учета. Согласно пункту 146 Инструкции о порядке организации и проведения проверок налоговыми органами, утвержденной Постановлением Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 29.12.2003 N 124 (дал ее — Ин струкция N 124), такой срок не может превышать трех месяцев. Поэтому требование плательщика предоставить ему максимальный срок (три месяца) для восстановления учета не обоснованно. Срок устанавливается по усмотрению налогового органа в пределах трех месяцев.

Следует обратить внимание, что налоговый орган может предложить восстановить бухгалтерский учет, но не обязан. Но, как правило, налоговые органы всегда предлагают плательщику осуществить такое восстановление.

Предложение по восстановлению учета вносится в форме письменного требования налогового органа в адрес плательщика. В случае принятия решения о вынесении требования о восстановлении бухгалтерского учета течение установленного законо дательством срока для проведения пр оверки прерывается.

Восстановление бухгалтерского учета (учета доходов и расходов) проводится путем получения плательщиком надлежащим образом заверенных копий первичных учетных документов у лиц, с которыми производились хозяйственные операции, у обслуживающего банка и других юридических лиц с последующей их систематизацией и отражением в регистрах аналитического и синтетического учета.

При этом руководителем налогового органа может быть принято решение о приостановлении операций по счетам в соответствии со статьей 53 НК за непредставление в налоговый орган (проверяющему) документов бухгалтерского и (или) налогового учета и иных документов для проведения проверки и привлечении к ответственности лиц, не обеспечивших сохранность бухгалтерских документов, в соответствии с законодательством.

По факту нарушения индивидуальным предпринимателем или должностным лицом установленного порядка ведения бухгалтерского учета (учета предпринимательской деятельности) и отчетности может быть составлен протокол об административном правонарушении по части 1 статьи 12.1 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях (далее — КоАП). Указанное нарушение влечет наложение штрафа в размере от четырех до двадцати базовых величин.

В случае установления фактов уничтожения бухгалтерских документов (документов предпринимательской деятельности) и иных документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, до истечения установленных сроков их хранения, либо их сокрытия, либо иных нарушений правил их хранения может быть составлен протокол об административном правонарушении по части 2 статьи 12.1 КоАП. Данные нарушения влекут наложение штрафа в размере от десяти до тридцати пяти базовых величин.

Протокол об указанных административных правонарушениях вправе составлять должностные лица органов внутренних дел, Комитета государственного контроля Республики Беларусь, Национального банка Республики Беларусь, финансовых и налоговых органов. Право рассматривать дела об указанных правонарушениях предоставлено судье районного (городского) суда единолично, а также уполномоченным должностным лицам органов Комитета государственного контроля Республики Беларусь, Национального банка Республики Беларусь, финансовых и налоговых органов.

При отсутствии у плательщика документов бухгалтерского учета (учета доходов и расходов) и других документов, связанных с налогообложением (невыполнении предложений о восстановлении к установленному в требовании сроку, отказ в представлении по требованию налогового органа), налоговый орган вправе определять размер причитающихся к уплате в бюджет налогов на основании сведений о движении денежных средств по счетам плательщика в банке и сведений, полученных об указанных лицах от других органов, организаций и физических лиц, либо в расчетном порядке в соответствии с законодательством на основании сведений о плательщиках, занимающихся аналогичными видами деятельности. Указанное следует из нормы пункта 2 статьи 81 НК.

Следует обратить внимание, что в соответствии с пунктом 147 Инструкции N 124 налоговые декларации (расчеты) с внесенными изменениями и дополнениями, представленные плательщиком налоговому органу после восстановления учета, не принимаются во внимание при составлении акта проверки.

Однако определенные в установленном в главах 39 — 43 Инструкции N 124 порядке налоги (сборы), подлежащие уплате, могут быть пересмотрены. Такой перерасчет может быть произведен при условии, что плательщиком не позднее трех месяцев с даты вручения ему акта проверки предъявлены восстановленные документы бухгалтерского учета (другие документы, связанные с налогообложением).

Помимо применения мер административной ответственности отсутствие документов бухгалтерского учета, как правило, влечет доначисление налогов и сборов. Так, отсутствие документов, подтверждающих затраты, учитываемые при налогообложении, может повлечь доначисление налога на прибыль и других налогов, налоговой базой для которых является прибыль. Отсутствие первичных учетных и расчетных документов, на основании которых исчисляются налоговые вычеты при исчислении налога на добавленную стоимость, повлечет доначисление этого налога.

Как следствие, к плательщику будут применены административные меры ответственности в соответствии с Указом Президента Республики Беларусь от 30.06.2006 N 419 «О дополнительных мерах по регулированию налоговых отношений».

Необходимо также упомянуть наиболее часто совершаемое правонарушение — отсутствие сопроводительных документов в местах хранения и реализации товаров, а также при их транспортировке.

Согласно подпункту 1.12 пункта 1 ст. 22 НК плательщик обязан обеспечивать, если иное не установлено законодательством, наличие документов, форма которых утверждена уполномоченными государственными органами:

подтверждающих приобретение товарно-материальных ценностей при их непосредственном поступлении в места реализации или отпуск товаров в места реализации, — в местах реализации.

Приобретение, хранение, использование в производстве, транспортировка, реализация товаров в нарушение установленного законодательством порядка (без наличия требуемых в предусмотренных законодательством случаях сопроводительных документов, документов, подтверждающих приобретение (поступление) либо отпуск товаров для реализации) влекут наложение штрафа на индивидуального предпринимателя или юридическое лицо по части 4 статьи 12.17 КоАП в размере от тридцати до пятидесяти базовых величин с конфискацией товаров независимо от того, в чьей собственности они находятся, выручки, полученной от реализации товаров, выполнения работ, оказания услуг. Протоколы об указанных административных правонарушениях вправе составлять должностные лица органов внутренних дел, Комитета государственного контроля Республики Беларусь, налоговых органов. Дела об указанных административных правонарушениях рассматриваются судьей хозяйственного суда единолично.

В соответствии с частью 1 статьи 377 Уголовного кодекса Республики Беларусь (далее — УК) хищение, уничтожение, повреждение либо сокрытие официальных документов, совершенные из корыстных или иных личных побуждений, наказываются общественными работами, или штрафом, или исправительными работами на срок до двух лет, или арестом на срок до шести месяцев, или ограничением свободы на срок до двух лет, или лишением свободы на тот же срок.

При наличии указанных в уголовном законе обстоятельств контролирующие органы сообщают о фактах необеспечения сохранности бухгалтерских документов правоохранительным органам для возбуждения уголовного дела по признакам преступления, предусмотренного в статье 377 УК.