Типичные ошибки в первичных документах, купить первичные документы.

Типичные ошибки в первичных документах.

Работа сотрудников бухгалтерии неразрывно связана с анализом большого объема документов. Факт совершения любой хозяйственной операции должен быть подтвержден документально, таким образом можно утверждать, что первичная документация составляет основу ведения бухгалтерского учета.

Действующее законодательство предъявляет ряд требований к ведению документооборота. В частности, Федеральным законом от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» определен состав обязательных реквизитов «первички» и общий порядок ее оформления. Требования нормативных актов подробно рассмотрены на странице первичные учетные документы.

Следует отметить, что с вступлением в силу Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» применение альбомов унифицированных форм, установленных постановлениями Госкомстата РФ, становится необязательным.

Соответственно, все формы первичных документов, применяемые экономическими субъектами с 1 января 2013 года, формально не считаются унифицированными. Поэтому в случае, когда организация предполагает и далее использовать формы, которые ранее были включены в соответствующие альбомы, целесообразно утвердить их приказом руководителя и привести в приложении к учетной политике.

Кроме того, Положением по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/2008, утвержденным Приказом Минфина РФ от 06.10.2008 года № 106н, установлена необходимость разработки графика документооборота. Наличие данного документа позволяет контролировать движение документации между исполнителями от момента составления до передачи в архив, что значительно облегчает работу сотрудников бухгалтерии.

Обширная практика налоговых и аудиторских проверок свидетельствует о наличии систематических ошибок, которые допускаются бухгалтерами, заполняющими первичные документы.

Выявление подобных нарушений практически всегда влечет возникновение споров с контролирующими органами по поводу правильности формирования налоговой базы, достоверности бухгалтерской отчетности и иные неприятные для экономического субъекта последствия. Таким образом, любой оправдательный документ должен быть проверен бухгалтером по форме и содержанию.

Отсутствие первичного документа

При установлении налоговым органом фактов отсутствия первичных учетных документов к организации могут быть применены санкции, установленные статьей 120 Налогового Кодекса РФ за грубое нарушение порядка ведения учета доходов и расходов, а также объектов налогообложения.

Действительно, отражение в учете расхода, не подтвержденного документально, является нарушением как бухгалтерского законодательства, так и требований ст. 252 НК РФ. Согласно указанной норме затраты должны учитываться при формировании налоговой базы по налогу на прибыль только тогда, когда первичные документы заполнены корректно. Организации могут отказать в праве на применение вычета по НДС, поскольку факт расхода документально не оформлен.

Кроме того, не представляется возможным подтвердить правомерность оприходования ценностей в бухгалтерском учете, а также отсутствуют основания для принятия их материально-ответственными лицами под материальную ответственность.

Поскольку контрагенты зачастую присылают документацию со значительным опозданием, и бухгалтерия вынуждена проводить операции по учету на основании переданных по электронной почте сканированных копий или ксерокопий документов, необходимо обеспечить надлежащий внутренний контроль учета первичной документации. Целесообразно проводить периодические проверки соответствия данных бухгалтерского учета фактическому документообороту.

Однако утеря первичной документации может быть обусловлена и объективными причинами, в частности, форс-мажорными обстоятельствами (пожар, наводнение и т.п.). В этом случае руководитель предприятия должен провести проверку и принять меры по восстановлению такой документации. При необходимости он может обратиться за помощью к службе безопасности офисного здания, пожарного надзора или следственным органам. Результаты проведенной проверки необходимо оформить актом.

Широко применяемые на практике бухгалтерские программы создают первичные документы в автоматическом режиме при формировании соответствующих проводок. Зачастую во избежание значительного документооборота бухгалтеры не распечатывают электронные документы.

Необходимо иметь в виду, что Федеральный закон «О бухгалтерском учете» предусматривает наличие подписей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции, в качестве обязательного реквизита первичного документа.

Действующее законодательство не исключает принятие к учету документации, оформленной с помощью компьютерной техники, в единственном случае — только при ее подписании с использованием квалифицированной электронной подписи с учетом требований Федерального закона от 06.04.2011 года № 64-ФЗ «Об электронной подписи». Такая подпись соответствует собственноручной.

Факсимильная подпись первичных документов

Как указывалось выше, Федеральный закон о бухгалтерском учете обязывает при оформлении документации обеспечить наличие подписей ответственных сотрудников. Кроме того, в Определении ВАС РФ от 26.08.2013 года № ВАС-10799/13 содержится вывод о том, что действующее российское законодательство не допускает оформления бухгалтерских и налоговых документов с использованием факсимильной подписи.

Особое внимание следует обратить на порядок подписания счетов-фактур. Ведь на основании данного документа экономические субъекты реализуют право на возмещение НДС из бюджета.

Претензии со стороны налоговой могут быть связаны не только с наличием факсимильной подписи, но и с отсутствием расшифровок подписей руководителя и главного бухгалтера организации, одинаковой подписью при указании разных фамилий и иными факторами, которые могут вызвать сомнения в достоверности подписей должностных лиц.

Несмотря на большой перечень ограничений применение факсимильной подписи все же допустимо. Организации могут ее использовать при подписании договоров, а также приложений и дополнительных соглашений к ним в случаях и в порядке, предусмотренных российским законодательством или при условии согласования сторонами в тексте договора возможности такого способа его подписания.

Первичные документы и признаки их фальсификации

Несмотря на то, что достоверно установить факт подделки невозможно без проведения соответствующих экспертиз, существуют признаки, при наличии которых проверяющие могут усомниться (либо сделать вывод) в подлинности документа.

— при наличии орфографических и арифметических ошибок;

— при дописывании текста документа;

— при наличии записей, написанных карандашом.

Безусловно, все вышеперечисленные признаки не могут свидетельствовать однозначно о фальсификации документа. Вполне возможно данный порядок заполнения был связан с объективными причинами.

Тем не менее, с высокой степенью вероятности налоговая инспекция обратит более пристальное внимание на подобные документы, посчитав их оформленными ненадлежащим образом. Как следствие, организации будет отказано в возмещении НДС и уменьшении налоговой базы по налогу на прибыль.

По общему правилу, если бухгалтер обнаружит ошибку в первичном документе, он может ее исправить. Например, при установлении некорректно указанной суммы, она может быть отредактирована путем перечеркивания и указания верного показателя.

При этом не следует забывать о заверении исправления. Для этого нужно проставить в документе дату внесения исправительной записи, а также внести оговорку «Исправлено» и проставить подпись ответственного за корректировку сотрудника и ее расшифровку. Использование корректора, помарки и подчистки не допустимы.

Указанные правила не распространяются на кассовые документы. Исправление данной документации запрещено законодательством. При допущении ошибки в кассовом документе он уничтожается и оформляется новый.

В дополнение к замечаниям, предъявляемым к кассовым документам, следует отметить отсутствие даты получения денежных средств, подписи получателя, размера денежных средств, указанного прописью от руки в расходном кассовом ордере. В таком случае сумма считается недостачей и взыскивается с кассира.

Федеральный закон от 06.12.2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» прямо предусматривает состав обязательных реквизитов, которые должны быть указаны в любом первичном документе.

  • отсутствие даты составления документа;
  • некорректное указание наименования организации;
  • отсутствие расшифровки факта хозяйственной деятельности;
  • применение нетиповой и неутвержденной приказом формы документа;
  • подписание документа неуполномоченным лицом и другие.

Отсутствие первичных документов является грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения. Так, согласно статье 120 НК РФ данное обстоятельство может повлечь за собой финансовые санкции в сумме от 10 000 до 30 000 рублей. Если инспектором будет доказано, что налоговая база была занижена, взыскивается штраф в размере 20% от суммы неуплаченного налога проверяемого периода, но не менее 40 000 рублей.

Компания, изготавливающая и распространяющая поддельные бланки, печати и штампы, подлежит привлечению к административной ответственности в виде штрафа от 30 000 до 40 000 рублей с конфискацией орудий совершения правонарушения на основании статьи 19.23 КоАП РФ.

— штрафом в размере до 80 000 рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до шести месяцев;

— либо исправительными работами на срок до двух лет;

Обратите внимание: по мере выхода и вступления в силу изменений законодательства Российской Федерации часть информации, которая приведена на этой странице, может оказаться устаревшей и не подлежащей применению.

За консультацией по вопросам: ошибки в бухгалтерских документах (причины, обнаружение и исправление) , подготовки приложения к учетной политике «Первичные документы», учитывающей все индивидуальные особенности вашего бизнеса и другим, Вы можете обратиться к специалистам нашей компании по телефонам в Москве: +7 (495) 795-85-39, +7 (903) 713-67-52.