Статья: Организация первичного учета в аптеке (Мельникова Ю, купить первичные документы.

Статья: Организация первичного учета в аптеке (Мельникова Ю.А.) ("Аптека: бухгалтерский учет и налогообложение", 2007, n 11)

Первичные документы служат основанием для признания расходов в бухгалтерском и налоговом учете. Есть документ — есть расход, нет документа — нет расхода. От своевременности поступления первичных документов в бухгалтерию аптеки и правильности их составления зависит отражение доходов и расходов на счетах бухгалтерского учета, а также достоверность расчета налогов.

Актуальность проблемы организации учета в аптеке обусловлена требованиями, которые предъявляет законодательство к порядку признания расходов в бухгалтерском и налоговом учете. Основанием для признания расходов в бухгалтерском и налоговом учете являются первичные документы.

Наличие первичных документов в качестве основания для признания доходов и расходов в бухгалтерском учете предусмотрено ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 129-ФЗ).

Наличие первичных документов в качестве основания для признания расходов в целях ведения налогового учета предусмотрено ст. 252 НК РФ, согласно которой расходы организации должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены. Под документальным подтверждением понимается оформление в соответствии с законодательством РФ.

Аптечные организации могут применять различные системы налогообложения: общий режим налогообложения, УСНО, спецрежим в виде ЕНВД. Также они могут совмещать режимы при осуществлении различных видов деятельности. Но независимо от выбранного режима налогообложения организация должна вести бухгалтерский учет, даже если законодательством она освобождена от этой обязанности.

Аптечное учреждение применяет общий режим налогообложения. В данном случае обязанность ведения бухгалтерского учета предусмотрена п. 1 ст. 4 Закона N 129-ФЗ. Согласно ст. 313 НК РФ организация должна вести налоговый учет.

Аптечное учреждение применяет УСНО. В данном случае организация, согласно п. 3 ст. 4 Закона N 129-ФЗ, освобождается от ведения бухгалтерского учета. Она ведет учет доходов и расходов в соответствии с гл. 26.2 НК РФ. Основанием для внесения записей в Книгу учета доходов и расходов являются первичные документы. Однако, на наш взгляд, «упрощенцам» желательно вести бухгалтерский учет в полном объеме, и, как показывает практика, многие организации, применяющие УСНО, так и поступают, в частности, по следующим причинам:

— организация может утратить право на применение УСНО. В этом случае у нее с момента перехода на общий режим налогообложения возникает обязанность вести бухгалтерский учет в полном объеме. Как правило, организация утрачивает право на применение УСНО в середине года, поэтому ей приходится частично восстанавливать бухгалтерский учет, вводить начальные остатки. На практике это создает определенные сложности, кроме того, не позволяет увидеть целостную картину финансового состояния организации;

— аптеке приходится осуществлять расчеты с различными контрагентами: другими организациями, персоналом, налоговыми органами, внебюджетными фондами, учредителями и т.д. При ведении бухгалтерского учета у нее не возникает проблем с учетом расчетов с указанными контрагентами;

— организация может выплачивать доходы в виде дивидендов другим организациям и физическим лицам. В этом случае аптека должна определять чистую прибыль и стоимость чистых активов в соответствии с правилами бухгалтерского учета. Поэтому организация в целях определения чистой прибыли и стоимости чистых активов обязана вести бухгалтерский учет и составлять бухгалтерскую отчетность по общеустановленной форме и представлять эту отчетность по требованию акционеров (Письма Минфина России от 10.01.2006 N 03-11-05/2, от 11.03.2004 N 04-02-05/3/19);

— ведение бухгалтерского учета позволяет организации иметь полную и достоверную информацию о хозяйственной деятельности и имущественном положении. Такие сведения могут быть полезны как внутренним пользователям — руководителям, учредителям, участникам и собственникам имущества организации — для принятия управленческих решений, так и внешним — инвесторам, кредиторам и др.

На практике наиболее часто встречается совмещение режимов.

Минфин в Письме от 19.03.2007 N 03-11-04/3/70 указал: организация, применяющая по разным видам деятельности два специальных налоговых режима, один из которых согласно Закону N 129-ФЗ не освобождается от ведения бухгалтерского учета, должна вести бухгалтерский учет, составлять и представлять бухгалтерскую отчетность в целом по всей организации, то есть по всем видам предпринимательской деятельности (см. также Письма Минфина России от 31.10.2006 N 03-11-04/2/230, от 16.12.2005 N 03-11-04/2/156, УФНС по г. Москве от 06.06.2007 N 18-11/3/05273[email protected], от 01.03.2005 N 18-11/3/12959).

На наш взгляд, такую точку зрения можно признать обоснованной, поэтому с учетом вышеприведенных доводов ведение бухгалтерского учета в данном случае является обязательным.

Основным документом, которым определены способы ведения бухгалтерского учета организации, является учетная политика.

Общие требования к составлению учетной политики организации установлены Приказом Минфина России от 09.12.1998 N 60н «Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/98″.

— рабочий план счетов бухгалтерского учета, содержащий синтетические и аналитические счета, необходимые для ведения бухгалтерского учета в соответствии с требованиями своевременности и полноты учета и отчетности;

— формы первичных учетных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной деятельности, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, а также формы документов для ведения внутренней бухгалтерской отчетности;

— методы оценки активов и обязательств;

— порядок контроля за хозяйственными операциями, а также другие решения, необходимые для организации бухгалтерского учета.

В рамках данной статьи подробно рассмотрим такие приложения к учетной политике, как самостоятельно разрабатываемые организацией формы первичных документов, правила документооборота, а также решения, необходимые для ведения бухгалтерского учета. Разработка и утверждение этих документов позволят регламентировать первичный учет в аптеке — утвердить формы документов, порядок составления, прохождения и хранения документов, а также установить лиц, ответственных за работу с документами на каждом этапе.

— Федеральным законом от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»;

— Приказом Минфина России от 09.12.1998 N 60н «Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/98″;

— Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000.

Учетная политика организации, а также приложения к ней разрабатываются главным бухгалтером аптеки и утверждаются ее руководителем. Принятая аптекой учетная политика оформляется соответствующей организационно-распорядительной документацией (приказами, распоряжениями и т.п.).

Следует напомнить, что способы ведения бухгалтерского учета, выбранные организацией при формировании учетной политики, применяются с 1 января года, следующего за годом утверждения соответствующего организационно-распорядительного документа.

Первичные учетные документы. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет (п. 1 ст. 9 Закона N 129-ФЗ).

При реализации товаров, продукции с применением контрольно-кассовых машин допускается составление первичного учетного документа не реже одного раза в день по его окончании на основании кассовых чеков.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, которые составили и подписали эти документы.

В настоящее время утверждены следующие формы первичных документов:

2) по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда — Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1;

4) по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения — Постановление Росстата от 09.08.1999 N 66;

5) по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовых машин — Постановление Госкомстата России от 25.12.1998 N 132;

7) по учету кассовых операций — Постановления Госкомстата России от 18.08.1998 N 88, от 01.08.2001 N 55;

9) по учету основных средств и нематериальных активов — Постановление Госкомстата России от 21.01.2003 N 7;

11) по учету малоценных и быстроизнашивающихся предметов — Постановление Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а;

12) по учету работ в автомобильном транспорте — Постановление Госкомстата России от 28.11.1997 N 78. В частности, данным Постановлением утверждена форма путевого листа. Однако Минфин в Письме от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129 указал следующее: форма N 3 «Путевой лист легкового автомобиля» в составе комплекта унифицированных форм первичной учетной документации по учету работ в автомобильном транспорте распространяется на юридические лица всех форм собственности, осуществляющие деятельность по эксплуатации автотранспортных средств (грузовых, легковых, в том числе служебных автомобилей, специализированных и такси), и носит обязательный характер для автотранспортных организаций.

Что касается остальных организаций, то они могут разработать свою форму путевого листа либо иного документа, подтверждающего произведенные расходы в виде горюче-смазочных материалов, в котором должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

При этом первичные документы должны составляться таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании возможно было судить об обоснованности произведенного расхода.

Таким образом, аптечная организация может разработать свою форму путевого листа.

В случае если организации необходимо использовать документы, форма которых не содержится в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, она обязана самостоятельно разработать формы данных документов. При этом п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ установлены требования, которым должны удовлетворять разработанные организацией формы документов. Необходимо, чтобы данные формы документов содержали следующие обязательные реквизиты:

б) дату составления документа;

г) содержание хозяйственной операции;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

Самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов организация должна утвердить в приложении к учетной политике.

Регистры бухгалтерского учета. Регистры бухгалтерского учета предназначены для обобщения информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для ее отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.

— журнально-ордерной формы счетоводства (их Перечень и Рекомендации по применению учетных регистров утверждены Письмом Минфина России от 24.07.1992 N 59);

— иной (самостоятельно разработанной организацией) формы.

В настоящее время большинство организаций для ведения бухгалтерского учета использует автоматизированные бухгалтерские программы, которые на основании данных первичных документов, введенных в программу, формируют регистры бухгалтерского учета. Тот факт, что учет ведется в специализированной бухгалтерской программе, а также название этой программы должны быть отражены в учетной политике организации.

Регистры бухгалтерского учета, формируемые программой, с помощью которой ведется учет, утверждаются в приложении к учетной политике аптеки, так же как и формы первичных документов, разрабатываемых организацией самостоятельно.