Первичные документы на товар предпринимателя плательщика единого налога, купить первичные документы.

Должен ли частный предприниматель иметь первичные документы на товар и какая предусмотрена ответственность за их отсутствие?

Должны ли частные предприниматели иметь документы, подтверждающие приобретение товаров? Такой вопрос очень часто задают читатели блога в комментариях. Можно сказать, что у этого вопроса есть своя история, которая заключается в эволюции взаимоотношений налоговой службы с частными предпринимателями — плательщиками единого налога.

В этой статье я попытаюсь обосновать законодательными нормами, что частные предприниматели обязаны иметь первичные документы на приобретенный товар. Также мы рассмотрим основные виды штрафных санкций, которые применяет налоговая служба к предпринимателям, у которых отсутствуют первичные документы, а также позицию судебных органов относительно решений налоговой службы. Выясним, какими нормами следует оперировать предпринимателю во время проведения у него проверки и попытаемся ответить на вопрос, где же взять первичные документы.

Физическое лицо — предприниматель, согласно п.2 ст.55 Хозяйственного кодекса Украины является субъектом хозяйствования, поэтому на него распространяются его нормы. Согласно ч.8 ст.19 Хозяйственного кодекса Украины все субъекты хозяйствования обязаны вести первичный учет результатов своей деятельности и вести бухгалтерский учет.

Согласно пункта 44.1 Налогового кодекса, все налогоплательщики обязаны вести учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения на основании первичных документов. В свою очередь, в соответствии с пунктами 16.1.5 и 85.4 Налогового кодекса налоговая служба вправе требовать первичные документы при проведении проверок, а налогоплательщик их предоставлять на надлежащим образом оформленное письменное требование.

То есть, любой субъект хозяйствования, в том числе физическое лицо — предприниматель как на едином налоге так и на общей системе налогообложения, должен иметь первичные документы на приобретенный товар.

Согласно пункта 177.10 Налогового кодекса ФЛП на общей системе налогообложения обязаны иметь первичные документы о происхождении товара. Ведение бухгалтерского учета у физического лица — предпринимателя на общей системе налогообложения заключается в заполнении книги учета доходов и расходов, утвержденной Приказом ГНА №1025 от 24.12.2010. Согласно пункта 1 настоящего приказа, внесение данных в книгу осуществляется только на основании первичных документов.

Согласно пункта 177.2 НКУ, чистый доход ФЛП определяется как разница между выручкой в ​​денежной и неденежной форме и документально подтвержденными расходами. То есть, только на основании надлежаще оформленных первичных документов, ФЛП на общей системе имеет право отнести стоимость приобретенных товаров или услуг в состав валовых расходов и, соответственно, уменьшить свой общий налогооблагаемый доход. Нет первичных документов — нет валовых расходов.

То есть, для физического лица на общей системе есть четкие нормы, согласно которым каждый показатель учета должен подтверждаться первичными документами. При этом это касается как расходов так и доходов. Поскольку ФЛП на общей системе при осуществлении расчетов в наличной форме обязан использовать РРО, каждый показатель дохода у него также должен подтверждаться первичными документами (фискальными чеками РРО).

Если для предпринимателя на общей системе налогообложения ответ очень и очень простой, то для СПД на едином налоге, на первый взгляд, ответ не столь однозначен. Но это только на первый взгляд.

С одной стороны, сумма единого налога, который предприниматель платит в бюджет не зависит от расходов, которые он несет для ведения предпринимательской деятельности. ФЛП — плательщик единого налога не обязан использовать РРО. При осуществлении продажи товара или услуги, предприниматель — единщик выдает чек только по требованию покупателя. То есть, если покупателю он не нужен, то он обычно не выписывается.

Можно сказать, что плательщик единого налога действительно заботится об оформлении первичных документов только тогда, когда продажа товаров или услуг осуществляется юридическому лицу, которому нужны валовые расходы и в некоторых случаях налоговый кредит по налога на добавленную стоимость.

Несмотря на то, что уплата единого налога в бюджет не полностью зависит от наличия первичных документов, ни одна законодательная норма не освобождает единщиков от обязанности их иметь.

Согласно пункта 44.3 Налогового кодекса налогоплательщики обязаны хранить первичные документы в течение 1095 дней со дня представления налоговой отчетности, для составления которой они используются. Например, налоговая декларация плательщика единого налога третьей группы за первый квартал 2012 года была предоставлена в налоговую службу 5 мая. С этой даты начинается отсчет срока в 1095 дней, в течение которых предприниматель обязан хранить первичные документы, подтверждающие приобретение и продажу товаров в первом квартале 2012 года.

У вопросов законности или незаконности применения каждого из нижеприведенных штрафов за отсутствие у частного предпринимателя первичных документов на товар есть свои «за» и «против». Их мы рассматривать не будем, поскольку это больше юридический вопрос и в этом можно написать очень много. Следует отметить, что в применении каждого из следующих штрафов есть своя «история». То есть, когда налоговики во время проверок уделяли этим вопросам особое внимание и когда пошло некоторое послабление. Итак:

Статья 164-1 Кодекса Украины об административных правонарушениях предусматривает наложение административного штрафа за неведение учета или ненадлежащее ведение учета доходов и расходов. Размер штрафа составляет от 3 до 8 необлагаемых минимумов доходов граждан или от 51 до 136 грн. За повторное в течение года нарушение — от 85 до 136 грн.

Пункт 121.1 Налогового кодекса за отсутствие первичных документов предусматривает штраф в размере 510 грн. За повторное в течение года нарушение размер штрафа увеличивается до суммы 1020 грн.

Самым распространенным вопросом должностных лиц налоговой службы при проверке предпринимателей является: «Где первичные документы на товар?». Соответственно, самым распространенным ответом предпринимателей является приблизительно что-то такое: «Товар был приобретен у обычных физических лиц (не предпринимателей). Первичные документы такие физические лица не дают, поэтому их нет.»

В этом случае, согласно пункту 14.1.180 Налогового кодекса, частный предприниматель является налоговым агентом в отношении физических лиц, у которых был приобретен товар. А налоговый агент обязан удерживать и уплачивать налог на доходы физических лиц с таких выплат, а также подавать налоговую отчетность (отчет по форме 1ДФ). Например, если товар действительно приобретается у физических лиц — не предпринимателей, из стоимости товара, которую предприниматель платит физическому лицу, необходимо удержать НДФЛ в размере 15%. Если ФЛП и обычное физическое лицо договорились, что товар стоит 100 грн., то ФЛП выплачивает гражданину 85 грн., а 15 грн. перечисляет в бюджет. По результатам квартала, в котором произошла такая выплата, ФЛП должен предоставить в налоговую службу отчет по форме 1ДФ.

Согласно пункту 127.1 НКУ, неудержание и неперечисление НДФЛ в таких случаях, влечет наложение штрафа в размере 25% от суммы налога. За повторное нарушение штраф увеличивается до 50%, за третье и более — до 75%. При этом, дополнительно, ФЛП еще должен оплатить основную сумму налога, которую он не удержал при выплате дохода физическому лицу. Если брать условия нашего примера, то это будет 15 грн. основного платежа плюс 25%, 50% или 75% штрафной санкции. За непредоставление отчета 1дф, согласно пункта 119.2 НКУ, предусмотрен штраф в размере 510 грн., а за повторное на протяжении года нарушение штраф увеличивается до 1020 грн.

Как в этом случае определяется закупочная стоимость товара, который был приобретен предпринимателем у физического лица, не понятно. Разве что, ФЛП сам напишет объяснение налоговикам по этому поводу и назовет им сумму. Однако, это уже совсем другой вопрос и тема для совсем другой статьи.

Были времена, когда отсутствие первичных документов , подтверждающих происхождение товара трактовалось налоговой службой как реализация неучтенных в установленном порядке или неоприходованных товаров. Такое истолкование также обосновывалось наличием в книге учета доходов и расходов по форме 10 графы «расходы».

Согласно п.12 ст.3 Закона «О РРО», субъекты хозяйствования, которые осуществляют расчеты в наличной форме обязаны вести учет товарных запасов на складах и/или по месту их реализации, осуществлять продажу только тех товаров, которые отражены в таком учете, за исключением продажи товаров лицами, которые согласно законодательству облагаются налогом по правилам, не предусматривающим ведение учета объемов реализованных товаров (предоставленных услуг).

Отсутствие первичных документов на товар а также отсутствие соответствующей записи в графе «расходы» книги по форме 10, по мнению налоговой службы нарушало п.12 ст.3 Закона «О РРО». За такое «нарушение» применялись штрафные санкции в размере двойной стоимости товаров по ценам реализации, предусмотренных статьей 20 Закона Украины «О РРО» от 6 июля 1995 №265/95-ВР.

Это новый вид ответственности, который обусловлен вступлением в силу новых правил применения упрощенной системы налогообложения. Согласно пункту 292.3 Налогового кодекса, в состав дохода плательщика единого налога включается стоимость безвозмездно полученных товаров. Не исключено, что с начала 2012 года при проведении проверок плательщиков единого налога, налоговая служба будет толковать отсутствие документов, подтверждающих приобретение товаров, как бесплатность таких товаров.

Для плательщиков единого налога первой и второй группы, доначисление такого дохода не будет почти ни к чему приводить, поскольку сумма единого налога, подлежащая уплате в бюджет, не зависит от размера дохода. Бояться следует только в том случае, если с учетом дохода по таким товарам, плательщик единого налога превысит предельный размер дохода для соответствующей группы. Плательщикам единого налога третьей группы, в случае возникновения такой ситуации, нужно будет уплатить соответствующую сумму единого налога в зависимости от ставки 3% или 5%.

Однако, следует обратить внимание, что возникновение ситуации с признанием дохода на сумму стоимости товаров, на которые отсутствуют первичные документы, только может быть, а может и не быть. Однако, учитывая историю применения различных видов штрафных санкций за отсутствие первичных документов на товар у предпринимателя, ситуация вполне вероятна.

С одной стороны, плательщик единого налога не обязан использовать кассовые аппараты, и должен выдавать товарный чек только по требованию покупателя. То есть, в подавляющем большинстве случаев, при работе предпринимателя только с наличными, у него нет первичных документов, подтверждающих доходы.

С другой стороны, согласно пункту 44.1 НКУ, налогоплательщик обязан вести учет доходов только на основании первичных документов. Также есть второй абзац этого же пункта, согласно которому запрещается формирование показателей налоговой отчетности на основании данных, не подтвержденных документами. То есть, формально, у налоговой службы есть законодательная возможность применять штрафы, предусмотренные статьей 164-1 КУАП и пунктом 121.1 НКУ, за отсутствие первичных документов, подтверждающих получение дохода. Такими документами могут быть кассовый чек, товарный чек, расчетная квитанция, акт выполненных работ и т.д.

Сразу следует сказать, что судебная практика по вопросам применения штрафных санкций за отсутствие первичных документов у предпринимателей недостаточно однозначна. Суды могут принимать сторону как налоговой службы так и налогоплательщика. Я приведу некоторые постановления, которые являются положительными именно для налогоплательщиков. Нормами, которыми обосновывают свою позицию судьи в этих постановлениях, можно пользоваться при возникновении спорных ситуаций в ходе проверок или во время процедуры административного или судебного обжалования уведомлений — решений налогового органа. Также следует обратить внимание, что нижеприведенные судебные решения касаются только плательщиков единого налога, ведь выше мы уже определились, что для ФЛП на общей системе налогообложения первичные документы на товар нужны на все 100%.

Постановление Запорожского окружного административного суда от 09.12.2011 по делу № 2а-0870/9826/11 . Обоснование позиции, что доначисление 15% НДФЛ на стоимость товаров, на которые отсутствуют первичные документы, неправомерное, примерно следующее:

Частный предприниматель является налоговым агентом в отношении физических лиц, которым производится выплата дохода. Он обязан удерживать налог на доходы физических лиц и подавать налоговую отчетность по форме 1ДФ.

Отсутствие в ФЛП первичных документов, подтверждающих факт закупки товара не является неоспоримым фактом того, что он выплатил доход физическому лицу, которое не является субъектом предпринимательства. В данном случае возможно существование по крайней мере двух ситуаций — товар приобретался у другого субъекта предпринимательской деятельности, однако подтверждающие документы по разным причинам у предпринимателя отсутствуют; и товар действительно приобретался у физических лиц. Следовательно, налоговый орган говоря о выплате предпринимателем дохода физическому лицу в случае отсутствия первичных документов по факту приобретения товара прибегнул лишь к предположениям о возможности осуществления истцом таких операций. Такие выводы не основаны на нормах налогового законодательства.

Постановление Одесского апелляционного административного суда от 16 июня 2011 по делу № 2-а-4190/10/2170 . Обоснование позиции, что к плательщикам единого налога неправомерно применяются штрафные санкции, предусмотренные ст.20 Закона «О РРО» следующее:

Содержание п.12 ст.3 и ст.6 Закона № 265 свидетельствует о том, что требования относительно ведения учета товарных запасов имеют исключения и не распространяются на определенных субъектов предпринимательской деятельности. Кроме того, следует отметить, что форма Книги учета доходов и расходов, утвержденная Инструкцией № 12, не предусматривает ведение учета товарных запасов. (Следует обратить внимание, что с вступлением в силу новых правил применения упрощенной системы налогообложения, утверждены новые книги учета для ФЛП на едином налоге, которые также не предусматривают ведение учета товарных запасов).

Частные предприниматели-плательщики единого налога не обязаны вести учет товарных запасов на складах и/или по месту их реализации, и именно на этих субъектов предпринимательской деятельности распространяются предусмотренные п.12 ст.3 и ст.6 Закона №265 исключения относительно такой обязанности. Требования по ведению учета товарных запасов на складах и/или по месту их реализации на плательщиков единого налога не распространяются, поэтому применение к истцу санкций за нарушение этой нормы, предусмотренные ст.20 и 21 Закона «О РРО», является неправомерным.

Рассматривать судебную практику по этому случаю нет смысла. Ведь эти штрафы могут применяться налоговой службой к частным предпринимателям, у которых отсутствуют первичные документы на товар, вполне правомерно. На это также обращает внимание и судья в постановлении от 09.12.2011 по делу № 2а-0870/9826/11, которое было приведено выше.

Проанализировав то, что написано выше, можно сделать вывод, что первичные документы на товар предпринимателям нужны. Однако их отсутствие не угрожает им законными штрафами в размере двойной стоимости товаров (нарушение ст.20 Закона «О РРО»), доначислением НДФЛ в размере 15% от стоимости товаров или признанием дохода от бесплатно полученных товаров. За отсутствие первичных документов на товар, предпринимателю вполне законно грозит ответственность в виде административного штрафа от 51 до 136 грн. (статья 164-1 КоАП) и штрафа от 510 до 1020 грн. (пункт 121.1 НКУ).

Где же взять первичные документы, подтверждающие происхождение товара. Главный совет — заботиться о надлежащем оформлении первичных документов при приобретении товаров у своих поставщиков. Только в том случае, если получить документы невозможно, нужно что-то придумывать. Есть много способов найти документы. О них можно сказать лишь одно — все они незаконны. Следует привести лишь один наиболее безопасный. Однако безопасным он станет только тогда, когда предприниматель будет придерживаться определенных условий.

  1. Предприниматель, который выписал документы, должен учесть их при определении общей суммы своего дохода. Если будет нужно, то дополнительно включить сумму по документам в состав дохода соответствующего квартала.
  2. Налоговая служба может проверить этого дружеского предпринимателя, поэтому у него также должны быть документы, подтверждающие приобретение реализованного товара.
  3. В состав документов, которые необходимо оформить, должны входить как документ, подтверждающий поставку, так и документ, подтверждающий оплату за товары.
  4. «Выплату» предпринимателю в размере стоимости товаров, следует отразить в отчете 1ДФ с признаком дохода «157».

2 Responses to Должен ли частный предприниматель иметь первичные документы на товар и какая предусмотрена ответственность за их отсутствие?

Каково Ваше мнение? И вообще, если есть те кто судился по этому вопросу с налоговой, скажите какие результаты.

Да, ещё интересует вопрос такой: «При осуществлении продажи товара или услуги, предприниматель – единщик выдает чек только по требованию покупателя. То есть, если покупателю он не нужен, то он обычно не выписывается.» Это из какого документа? Дайте ссылку на место, пожалуйста.

Я торгую бытовой техникой через интернет (КВЭД 47.91), а товарный чек вроде надо выдавать для случаев сервисного гарантийного ремонта. «Вроде» потому как не уверен до конца, весь закон Про захист прав споживачів не читал. Разве сервисному центру недостаточно будет гарантийного талона? Сервисные центры тоже не дураки, попробуй им на бесплатный гарантийный ремонт технику отдать… Я думаю это уже другую тему надо открывать.

К чему я затронул товарный чек? К тому что, нет чека товарного, нет претензий налоговой о неотражении конкретного дохода за конкретный день (тут тема уже о 5-кратном штрафе за «несвоєчасне або неповне відображення»). А гарантийный талон — это не доказательство суммы дохода. Кто знает за сколько продавец продал? Может за 1 грн.?