Онлайн-кассы: надо ли вести первичные документы? Электронный Экспресс Электронный Экспресс, купить первичные документы.

Онлайн-кассы: надо ли вести первичные документы?

1. Должны ли организации использовать в учете с 01.07.2017 при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовой техники (далее – ККТ), предусматривающих обязательную передачу фискальных документов в налоговые органы в электронной форме через оператора фискальных данных (п. 6 ст. 1.2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ “О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа” в редакции Федерального закона от 03.07.2016 № 290-ФЗ) следующие формы:

– КМ-2 “Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию”;

– КМ-6 “Справка-отчет кассира-операциониста”;

– КМ-8 “Журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ”;

2. Необходимо ли организации использовать в учете вышеуказанные формы в случае наличия у организации ККТ, не предусматривающей обязательную передачу фискальных документов в налоговые органы в электронной форме через оператора фискальных данных (п. 7 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ “О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа” в редакции Федерального закона от 03.07.2016 № 290-ФЗ)?

1. Типовые правила эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением (утверждены письмом Минфина России от 30.08.1993 № 104, далее – Типовые правила) регламентируют документооборот и оформление операций, осуществляемых через ККТ. В них указаны формы кассовых документов (№№ 24, 24а, 25, 26, 27, 30, 54), которые необходимо заполнять. Однако Типовые правила ссылаются на закон, который действовал до принятия Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ “О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа” (далее – Закон № 54-ФЗ), и упоминаемые в них формы уже давно не употребляются (утратили силу). В свою очередь, документооборот центральной (главной) кассы, под которой подразумевается вся сумма наличных денежных средств организации, регулируется указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У.

Много лет используются формы первичной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении операций с применением ККМ (формы КМ-1-КМ-9, далее обобщенно – формы КМ), утвержденные постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132 (далее – Постановление № 132).

Однако, как указано в письме Минфина России от 16.09.2016 № 03-01-15/54413), Постановление № 132 не является нормативным правовым актом, принятым в соответствии с Законом № 54-ФЗ. Соответственно, оно не относится к законодательству РФ о применении ККТ и, следовательно, не подлежит обязательному применению.

Можно предположить, что это разъяснение вызвано появлением в Законе № 54-ФЗ указания на то, из каких нормативных актов состоит законодательство о ККТ. Оно присутствует в новой редакции закона, которая на основании Федерального закона от 03.07.2016 № 290-ФЗ действует с 15.07.2016. В предыдущей редакции подобной нормы не было.

Согласно письму ФНС России от 26.09.2016 № ЕД-4-20/[email protected] указанное разъяснение относится к организациям и индивидуальным предпринимателям, перешедшим на новый порядок применения контрольно-кассовой техники (т.е. использующим ККТ, в которых предусмотрена обязательная передача фискальных документов в налоговые органы в электронной форме через оператора фискальных данных, далее сокращенно – применяющим онлайн-кассы). Они не обязаны заполнять утвержденные ранее формы по ККМ, включая КМ-3 “Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам”, КМ-4 “Журнал кассира-операциониста”, КМ-6 “Справка-отчет кассира-операциониста”, КМ-7 “Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации”, КМ-9 “Акт о проверке наличных денежных средств кассы”.

В письме ФНС России от 03.04.2017 № ЕД-4-20/[email protected] специально подчеркнуто такое преимущество перехода на новый порядок применения ККТ, как отказ от обязательного ведения форм первичной учетной документации (формы КМ).

При этом остается вопрос: не является ли применение форм КМ обязательным в каких-то иных случаях?

– предоставлять в налоговые органы по их запросам информацию и (или) документы, связанные с применением ККТ, при осуществлении ими контроля и надзора за применением ККТ;

– обеспечивать должностным лицам налоговых органов при осуществлении ими контроля и надзора за применением ККТ беспрепятственный доступ к ней и фискальному накопителю, в том числе с использованием технических средств, и представлять указанным должностным лицам документацию на них.

В постановлении Правительства РФ от 23.07.2007 № 470 “Об утверждении Положения о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями” (в нем указывается, что оно принято в соответствии с Законом № 54-ФЗ) упоминается лишь такой документ, как паспорт ККТ.

– Административный регламент исполнения Федеральной налоговой службой государственной функции по осуществлению контроля и надзора за полнотой учета выручки денежных средств в организациях и у индивидуальных предпринимателей (утвержден приказом Минфина России от 17.10.2011 № 133н);

– Административный регламент исполнения Федеральной налоговой службой государственной функции по осуществлению контроля и надзора за соблюдением требований к контрольно-кассовой технике, порядком и условиями ее регистрации и применения (утвержден приказом Минфина России от 17.10.2011 № 132н).

В данных регламентах прямо указывается, что в число проверяемых документов входят, в частности, журнал кассира-операциониста, акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам, справка-отчет кассира-операциониста, сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации. В сущности, это именно те формы, о которых говорится в Типовых правилах. Но сами эти формы в указанных регламентах не приводятся, в них также отсутствуют отсылки к Постановлению № 132 или к другим документам.

Логично предположить, что упомянутые выше административные регламенты не будут применяться налоговыми органами при проверках онлайн-касс, и именно этим вызвано появление письма ФНС России от 03.04.2017 № ЕД-4-20/[email protected]

В то же время некоторые, хотя и немногочисленные, категории налогоплательщиков даже после 01.07.2017 будут вправе работать на ККТ без передачи фискальных данных налоговым органам через оператора, например указанные в п. 7 ст. 2 Закона № 54-ФЗ. Понятно, что их будут проверять по-старому, и от них налоговые органы будут (обоснованно) требовать заполнения документов, связанных с применением ККТ.

Согласно п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ “О бухгалтерском учете” формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

Таким образом, теперь у организаций нет обязанности применять унифицированные формы, утвержденные Госкомстатом. В том числе стало не обязательным для применения и Постановление № 132. При этом заметим, что в Информации Минфина России от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012 указывается, что обязательными продолжают оставаться формы документов, установленные на основании других федеральных законов (например кассовые документы). Поэтому любая организация, применяющая ККТ, теперь вправе разработать свои собственные первичные документы, связанные с применением ККТ, лишь бы в них имелись обязательные реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.

В то же время никто не запрещает организации утвердить такие формы первичных документов, связанных с применением ККТ, которые соответствуют приведенным в Постановлении № 132, тем более что подобные документы должны соответствовать требованиям по указанию в них информации, установленным Типовыми правилами. Очевидно, что формы КМ полностью соответствуют данным требованиям.

Во избежание налоговых рисков налогоплательщик может на основании п. 1 ст. 34.2 НК РФ и п. 1, п. 2 ст. 21 НК РФ обратиться в Минфин России или в налоговый орган по месту учета организации за получением письменных разъяснений по данному вопросу. Напомним, что в соответствии со ст. 111 НК РФ выполнение налогоплательщиком письменных разъяснений, данных ему финансовым или налоговым органом о порядке исчисления, уплаты налога (сбора) или по иным вопросам применения законодательства о налогах и сборах, является обстоятельством, исключающим вину лица в совершении налогового правонарушения. В этом случае налогоплательщик не подлежит ответственности за совершение налогового правонарушения.

Контроль качества ответа: Горностаев Вячеслав, рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ, аудитор, член РСА